Kewajiban perusahaan menyediakan seragam karyawan adalah pertanyaan yang hampir selalu muncul di meja HRD dan General Affairs (GA), terutama saat perusahaan merekrut karyawan baru, membuka cabang, atau menyusun ulang peraturan perusahaan. Seragam wajib disediakan perusahaan, atau boleh dibebankan ke karyawan? Kalau jawabannya keliru atau tidak jelas, dampaknya terasa: karyawan bingung, biaya tidak terkontrol, dan aturan pemakaian sulit ditegakkan.
Jawaban singkatnya: tidak ada aturan spesifik yang mewajibkan perusahaan menyediakan seragam kerja. Namun bila seragam menunjang pekerjaan yang diperjanjikan, sewajarnya perusahaan yang menyediakannya. Artikel ini menjelaskan dasarnya, skema yang bisa dipilih, dan hal yang perlu dituliskan supaya kebijakan seragam di perusahaanmu jelas sejak awal.
Apa Kata Aturan soal Seragam Kerja Karyawan?
Menurut ulasan Klinik Hukumonline, pada dasarnya tidak ada aturan spesifik yang mewajibkan perusahaan menyediakan atribut kerja seperti seragam dan ID card. Artinya, tidak ada pasal yang secara eksplisit berbunyi “perusahaan wajib menyediakan seragam”.
Sebagai gantinya, urusan ini dikembalikan kepada kebijakan masing-masing perusahaan. Kebijakan tersebut biasanya dituangkan dalam salah satu dokumen berikut:
- Perjanjian kerja antara perusahaan dan karyawan
- Peraturan perusahaan
- Perjanjian kerja bersama (PKB)
Jadi, kalau ada yang bertanya soal kewajiban perusahaan menyediakan seragam, jawaban paling jujur adalah: tergantung apa yang sudah disepakati dan diatur di perusahaan tersebut.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Menyediakan Seragam Karyawan?
Meski tidak ada kewajiban eksplisit, ulasan yang sama memberi satu catatan penting. Apabila seragam dipakai untuk menunjang pekerjaan sebagaimana diperjanjikan dalam perjanjian kerja, maka sewajarnya perusahaan yang menyediakannya.
Logikanya begini. Menurut penjelasan yang dikutip dalam ulasan tersebut, dengan merujuk pada Pasal 50 dan Pasal 54 ayat (1) juncto Pasal 1 angka 15 UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, fasilitas dan alat kerja (sarana dan prasarana) pada dasarnya disediakan oleh pengusaha. Hubungan kerja sendiri terdiri dari unsur pekerjaan, upah, dan perintah, dan sarana untuk menjalankan pekerjaan itu menjadi bagian dari tanggung jawab pengusaha.
Bayangkan seragam yang memang menjadi bagian dari pekerjaan, misalnya seragam staf restoran yang harus higienis, atau seragam petugas lapangan yang perlu tampil konsisten di depan klien. Dalam kasus seperti itu, seragam bukan sekadar pilihan gaya, tetapi bagian dari sarana kerja. Di situlah argumen bahwa perusahaan sebaiknya menyediakannya menjadi kuat.
Menyediakan Seragam Tidak Selalu Berarti Memiliki Sendiri
Satu hal yang sering luput: menyediakan seragam tidak selalu berarti perusahaan harus menanggung seluruhnya dan memiliki barangnya sendiri. Ulasan tersebut menjelaskan bahwa sarana kerja tidak seluruhnya harus merupakan milik perusahaan. Sarana kerja bisa juga disediakan lewat sewa, atau lewat kerja sama dengan pihak lain, termasuk dengan karyawan.
Dalam praktik, ini membuka beberapa skema pengadaan seragam yang bisa dipertimbangkan perusahaan:
- Perusahaan menanggung penuh biaya seragam
- Perusahaan menanggung jumlah set tertentu, dan penambahan set menjadi pilihan karyawan
- Skema kerja sama biaya yang disepakati tertulis di awal
Skema mana yang dipilih adalah keputusan kebijakan perusahaan. Yang terpenting, apa pun skemanya, harus jelas dan disepakati, bukan sekadar kebiasaan lisan.
Di Mana Aturan Pemakaian Seragam Kerja Ditulis?
Karena hukum tidak mengatur detailnya, perusahaan perlu menuliskannya sendiri. Ulasan Klinik Hukumonline memberi contoh peraturan perusahaan di salah satu perusahaan swasta yang mengatur tata tertib pakaian kerja. Isinya: apabila perusahaan memberikan pakaian seragam kepada karyawan, seragam itu harus dipakai pada hari-hari kerja, dan karyawan yang tidak memakainya tanpa alasan yang dapat diterima bisa dikenai sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
Contoh ini menunjukkan pola yang umum: kewajiban memakai seragam biasanya lahir dari peraturan internal, bukan dari undang-undang. Karena itu, kualitas peraturan internal itulah yang menentukan apakah kebijakan seragam berjalan mulus atau justru menimbulkan sengketa kecil yang berulang.
Hal yang Sebaiknya Diatur dalam Kebijakan Seragam Karyawan
Bagian ini adalah saran praktis, bukan kewajiban hukum. Supaya kebijakan seragam tidak menimbulkan salah paham, ada beberapa hal yang sebaiknya tertulis jelas:
1. Siapa yang menanggung biaya. Apakah seluruhnya perusahaan, sebagian, atau ada skema lain? Tulis dengan bahasa yang tidak multitafsir.
2. Jumlah set dan periode penggantian. Berapa set seragam untuk tiap karyawan, dan kapan seragam dianggap layak diganti. Tanpa ini, permintaan ganti seragam akan terus muncul tanpa patokan. Untuk perencanaan waktunya, baca juga waktu ideal mulai pengadaan seragam.
3. Ketentuan untuk karyawan baru dan yang keluar. Apakah karyawan baru langsung mendapat seragam, dan bagaimana nasib seragam saat karyawan berhenti bekerja.
4. Hari dan situasi pemakaian. Apakah seragam dipakai setiap hari kerja, hanya hari tertentu, atau saat bertemu klien. Kejelasan ini menghindari perdebatan di lapangan.
5. Perawatan dan kerusakan. Siapa yang bertanggung jawab merawat, dan apa yang terjadi bila seragam rusak karena pemakaian normal maupun kelalaian.
6. Sanksi bila tidak memakai seragam. Pastikan bentuk sanksinya proporsional dan konsisten dengan sanksi lain di peraturan perusahaan.
7. Spesifikasi seragam. Bahan, model, warna, dan bordir logo sebaiknya ditetapkan sejak awal. Panduannya ada di artikel cara menentukan spesifikasi seragam sesuai kebutuhan tim dan panduan memilih bahan seragam kantor untuk HRD dan GA.
Kenapa Banyak Perusahaan Tetap Memilih Menyediakan Seragam
Terlepas dari ada atau tidaknya kewajiban, banyak perusahaan memilih menanggung seragam karyawannya karena alasan bisnis. Seragam membantu membangun citra profesional dan kekompakan tim. Tim yang tampil seragam lebih mudah dikenali oleh klien, dan lebih mudah menjaga standar visual perusahaan di berbagai cabang.
Ada juga alasan operasional. Kalau perusahaan yang memesan, spesifikasi bahan, warna, dan bordir logo bisa dijaga konsisten. Bandingkan dengan skema di mana tiap karyawan membeli sendiri: hasilnya hampir pasti berbeda-beda dari sisi warna, kualitas, dan detail logo, dan itu merugikan citra perusahaan.
Dari sisi karyawan, seragam yang disediakan perusahaan juga mengurangi beban pengeluaran pribadi dan membuat urusan berpakaian ke tempat kerja lebih praktis. Ini bisa ikut berkontribusi pada kenyamanan kerja, walau dampaknya berbeda-beda di tiap perusahaan.
Kesalahan Umum dalam Kebijakan Seragam Perusahaan
Beberapa hal berikut sering ditemui di lapangan dan sebaiknya dihindari:
- Aturan hanya lisan. Saat ada perbedaan pemahaman, tidak ada rujukan tertulis.
- Kebijakan tidak konsisten antar departemen. Satu divisi diberi seragam gratis, divisi lain diminta beli sendiri tanpa alasan yang jelas.
- Sanksi tanpa dasar tertulis. Menegur atau menghukum karyawan soal seragam tanpa aturan internal yang jelas berisiko menimbulkan keberatan.
- Tidak memperhitungkan penggantian. Perusahaan mengadakan seragam sekali, lalu lupa menganggarkan penggantian saat karyawan baru masuk atau seragam sudah aus.
Pertanyaan yang Sering Muncul (FAQ)
Apakah perusahaan wajib menyediakan seragam karyawan?
Tidak ada aturan spesifik yang mewajibkannya, sehingga hal ini kembali pada kebijakan perusahaan. Namun bila seragam menunjang pekerjaan yang diperjanjikan, sewajarnya perusahaan yang menyediakannya.
Bolehkah karyawan diminta membeli seragam sendiri?
Sumber yang dirujuk tidak melarangnya secara spesifik, karena kembali pada perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Untuk kasus tertentu, konsultasikan dengan bagian legal.
Apakah biaya seragam boleh dipotong dari gaji?
Pemotongan upah punya ketentuan tersendiri dan sebaiknya tidak diputuskan sepihak. Sebelum membuat kebijakan seperti ini, pastikan dulu ke konsultan hukum atau bagian legal perusahaan.
Apakah seragam harus sama untuk semua posisi?
Tidak ada ketentuan khusus soal ini. Perusahaan bebas menyesuaikan model seragam dengan kebutuhan tiap fungsi, misalnya seragam kantor, lapangan, atau dapur.
Catatan Penting
Ulasan hukum yang dirujuk dalam artikel ini terbit pada tahun 2015. Regulasi ketenagakerjaan bisa saja mengalami perubahan sejak saat itu, sehingga artikel ini sebaiknya dipakai sebagai gambaran awal, bukan sebagai nasihat hukum. Untuk keputusan yang berdampak pada kebijakan perusahaan, konsultasikan dengan konsultan hukum atau bagian legal.
Kesimpulan
Kewajiban perusahaan menyediakan seragam karyawan memang tidak diatur secara spesifik, tetapi bila seragam menunjang pekerjaan, sewajarnya perusahaan yang menyediakannya. Apa pun pilihan perusahaanmu, kuncinya ada pada kejelasan: siapa menanggung apa, kapan seragam dipakai, dan bagaimana penggantiannya, semuanya tertulis dan disepakati.
Lagi menyiapkan seragam untuk tim? Lihat pilihan seragam kerja custom Regon, atau ceritakan kebutuhanmu ke tim kami. Kami bantu dari desain sampai seragam siap dipakai.
Kamu ingin custom seragam yang sesuai dengan citra perusahaan untuk tim? Klik Logo WA berikut untuk konsultasi sampel, bahan & desain di REGON!
